Que aprendimos organizando el PVCC 2018

Una de las recomendaciones del estudio de Techstars sobre la comunidad de startups en Lima es incrementar la densidad y crear puntos de destinos donde todo el que quiera apoyar o integrarse a la comunidad pueda hacerlo. Este es uno de los principales motivos detrás de la organización del Peru Venture Capital Conference (PVCC) y el propósito de este artículo es compartir los aprendizajes de organizar el PVCC 2018 con todos los actores que buscan dinamizar el ecosistema organizando eventos y creando puntos de destino en la comunidad.

El PVCC 2018 se organizó con el propósito principal de fortalecer y unir a la comunidad local (emprendedores, incubadoras, inversionistas, empresas y Estado) y conectarla con la comunidad internacional. El evento congregó más de 900 personas y estos fueron los principales aprendizajes como organizador:

1. Arma un contenido diverso para los diferentes perfiles de asistentes. La diversidad genera valor. Identifica qué contenido puede añadir valor para los diferentes perfiles. Nosotros, por ejemplo, buscamos tener bloques diferenciados para emprendedores, empresas y fondos. Además el segundo día se crearon cuatro tracks de workshops y presentaciones para cada perfil de participante.
2. Busca un balance entre espacios de networking y contenido. El objetivo es lograr conexiones que añadan valor a la comunidad. Tienes que facilitar que esto suceda. Los breaks y almuerzos son espacios naturales de networking, no los cortes. Si además puedes crear un espacio específico de networking como un corporate mashup o speed dating, mejor.
3. Aprovecha el evento para demostrar qué es lo que está pasando en la comunidad. Haz que los líderes de la comunidad estén involucrados y participen del evento. Demuestra todo el talento que existe hoy en la comunidad. Nosotros por ejemplo aprovechamos el evento para anunciar los nuevos fondos de VC peruanos y el fondo de fondos de COFIDE.
4. Define y anuncia la fecha del evento cuanto antes. Si quieres que personas de fuera de la comunidad participen en el evento, tienes que avisarle con anticipación. Avisar por lo menos seis meses antes es recomendable para que planifiquen su viaje.
5. Aguanta. Organizar un evento es estresante y gran parte de este estrés se debe a que nadie quiere un evento con poca asistencia. Al respecto, ten en cuenta que gran parte de las entradas se venden la última semana. En nuestro caso, el 40% se colocaron la última semana. Además ten en cuenta que si el evento es gratuito usualmente solo 1/3 de las personas terminan asistiendo. Por eso, si quieres hacer un evento gratuito de 200 personas, necesitarás que se inscriban por lo menos 600. Por último una estrategia que ayuda es hacer una preventa. A nosotros nos funcionó bien y colocamos 110 entradas la última semana de preventa.
6. No te olvides de siempre medir el NPS del evento y revisar los comentarios para seguir mejorando. El PVCC 2018 obtuvo, por ejemplo, un NPS del +53. Si además tenías otros objetivos, por ejemplo nuevas conexiones entre los asistentes, crea tu indicador y mide si se dieron estas conexiones y si estas conexiones generaron valor. Nosotros, por ejemplo, estamos midiendo si los startups que pitchearon en el evento lograron cerrar alguna inversión o  nuevo cliente después del evento.
7. Finalmente, les comparto un muy buen video con recomendaciones adicionales de cómo organizar un evento atractivo para los asistentes.

Quisiera poder escuchar recomendaciones que nos permitan seguir aprendiendo. Si tienes alguna recomendación del evento por favor compártela.