Guía para trabajo remoto

Hoy tenemos que hacer todo lo que esté en nuestras manos para reducir el contagio, una de esas cosas es fomentar el trabajo remoto. Hace un poco más de un año y medio que vengo trabajando remoto y la última semana tuvimos que mover el programa educativo que manejo de totalmente presencial a completamente remoto. No me considero un experto pero acá les compartiré mis lecciones. Comenzaré con las sugerencias para que las empresas estén listas y luego hablaré de como individualmente lo puedes manejar mejor. 

Cómo preparar tu empresa para ir remoto:

1. Ten herramientas que mejoren la interacción remota.

Workspace: Por mucho tiempo hemos optado por correo como la herramienta de comunicación. Sin embargo esta conversación es algo asíncrona. Por ejemplo es menos fluida a lo que estamos acostumbrados con whatsapp. Pero whatsapp no está diseñado para el trabajo. Slack es una mejor alternativa y lo que se debe hacer es crear los lineamientos de cómo funcionará la comunicación en esa plataforma. Para Codeable, creamos estos lineamientos (en inglés) para que la comunicación funcione de manera más fluida y ordenada.  Otra herramienta similar que no he usado pero que he escuchado buenos comentarios de es Discourse. 

Videollamadas: En remoto tendrás que optar por videollamadas. Según mi experiencia, para llamadas con pocos participantes Hangouts/meet de google funciona muy bien. Para llamadas con más participantes, he preferido optar por Zoom que suele tener mejor conexión y te permite grabar. 

Sirve mucho que el equipo tenga la costumbre de poner silenciar cada vez que no estén hablando. No solo hace que sea un ambiente de conversación más civilizado, si no que reducen los ruidos inesperados (que se dan). 

Whiteboarding y stickies virtual: Si bien las videollamadas tienen limitantes en cuanto a interacciones en la misma reunión, cada vez hay más herramientas para reducir la calidad de interacción. Por ejemplo, Miro sirve para que puedas imitar una pizarra en simultáneo y de manera colaborativa. Stickies te permite imitar la dinámica de utilizar post-its en simultáneo también. 

2. Reuniones recurrentes.

Esto ya sucede mucho en trabajo presencial pero para trabajo remoto es crucial. Es algo más difícil generar esas interacciones espontáneas que tienes en una oficina, por eso es más importante tenerlas ya definidas. Algunas de las reuniones recurrentes que he tenido son:

Planeamiento semanal (Sprint planning): Discutes, al inicio de la semana, las prioridades de la semana de tu equipo y los planes para cumplirlos. Dura aproximadamente 1 hora. 

Standups diarios (Daily standup): En esta reunión te juntas por no más de 15 minutos con tu equipo y cada uno menciona sus prioridades del día.

Retrospectivas semanales: Discutes con tu equipo, al final de la semana, que funcionó, que no funcionó y que podría ser mejor. 

1-1s: este estilo de reunión son para juntarte con tus reportes directos en un espacio donde te dedicas a ayudarlo con los retos que tiene. La periodicidad de la reunión varía entre una vez a la semana o cada dos semanas. Acá una guía de cómo manejar ese estilo de reunión.

Muchas de estas reuniones entran dentro de metodologías llamadas agile, scrum, entre otras. No importa el esquema que utilices, debes aplicar reuniones recurrentes que te faciliten el manejo de la empresa. 

3. Expectativas:

Lo que se espera de cada persona tiene que estar super claro. Alguna de las reuniones recurrentes facilitan ese objetivo pero es realmente importante que cada persona sepa que debe lograr. Utilizar el framework de Objectives y Key Result (OKRs) es una buena alternativa.

4. Sobre-comunicar:

Tanto las reuniones recurrentes como las herramientas mencionadas son formas de facilitar la comunicación. Una de las claves es hacer un esfuerzo por sobre comunicar y evitar que haya malentendidos. 

Como prepararte individualmente

1. Separa un espacio de trabajo. Es esencial tener la distinción entre tu lugar de trabajo y tu lugar de relajo/vida. En el trabajo remoto es muy fácil que esas se mezclan, si creas alguna separación, como un diferente ambiente, termina ayudando. Y consigue la mejor silla posible. 
2. Haz tu rutina normal de inicio del día. Muchos se imaginan lo increíble que debe ser trabajar en pijama. Según mi experiencia, no lo es. Nuevamente, se empiezan a mezclar tu vida fuera del trabajo con la del trabajo y no solo te vuelve menos productivo, te puedes volver loco. 
3. La gente alrededor tuyo tiene que entender la diferencia entre trabajo remoto y vacaciones. Esa distinción es esencial para que puedas reducir las distracciones. A pesar de no estar rodeado de gente, yo utilizo audífonos (muchas veces no estoy escuchando nada), para que las personas en mi casa sepan que estoy ocupado.
4. Genera interacciones. Estar remoto te puede aislar y te puedes sentir realmente solo. Hay maneras de generar interacciones virtualmente. No dejes de hacerlo. Pasarte todo un día sin conversar con alguien puede ser depresivo, lo fue para mi. Pero en retrospectiva es muy fácilmente corregible.

Si están transicionando a manejar una empresa de manera remota y quieren rebotar ideas, me pueden escribir a andres@able.co. 

Si tienen alguna sugerencia, me la pueden enviar y veré de incluirla en este post.  Greg Mitchell también preparo una serie de recursos en este post.